Gemeinde Neuried
Die Gemeinde Neuried beabsichtigt, am 10. Juli 2027 nach längerer Pause wieder ein Dorffest durchzuführen. Gegenstand dieser Ausschreibung ist die operative Gesamtorganisation, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Dorffestes durch einen externen Dienstleister bzw. eine Bieter- oder Arbeitsgemeinschaft
Die Gemeinde bleibt Veranstalterin des Dorffestes. Der Auftragnehmer übernimmt die operative Organisation und Durchführung der Veranstaltung im Rahmen der nachfolgend beschriebenen Leistungen.
Ziel ist es, ein attraktives, familienfreundliches und identitätsstiftendes Dorffest zu organisieren und gleichzeitig ein finanzielles Risiko für die Gemeinde auszuschließen.
Die Veranstaltung soll insbesondere:
Die Leistungen können durch einen einzelnen geeigneten Auftragnehmer oder durch eine Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft erbracht werden.
Bietergemeinschaften haben einen für die Gemeinde verantwortlichen Ansprechpartner bzw. ein vertretungsberechtigtes Mitglied zu benennen.
Die interne Aufgaben-, Leistungs- und Kostenverteilung innerhalb einer Bietergemeinschaft ist grundsätzlich Angelegenheit der Bietergemeinschaft.
Von den Bietern ist darzustellen, welche fachlichen, personellen und technischen Kompetenzen für die Durchführung des Dorffestes zur Verfügung stehen.
Der Auftragnehmer übernimmt die operative Gesamtorganisation und Durchführung des Dorffestes.
Hierzu gehört die Veranstaltungsplanung, Kultur-, Musik- und Rahmenprogramm, Einbindung der örtlichen Vereine, gewerbliche Anbieter, Sponsoring und Veranstaltungspartner.
Einbindung und Generierung von Fördermittel und Spenden, Erstellung der Veranstaltungs-, Sicherheits- und Betriebsorganisation, Stellen von Veranstaltungstechnik und Infrastruktur.
Die Gemeinde unterstützt die Durchführung des Dorffestes insbesondere durch Bereitstellung der vorhandenen kommunalen Infrastruktur.
Die Bieter sollen daher darstellen, welche Leistungen sie mit eigenen Ressourcen erbringen können und welche Leistungen gegebenenfalls durch externe Dienstleister zugekauft werden müssen.
Ziel ist eine wirtschaftliche Durchführung der Veranstaltung und die Vermeidung unnötiger externer Kosten.
Die Gemeinde stellt für die Übernahme der Organisations- und Durchführungsleistungen eine einmalige Organisationspauschale in Höhe von 3.000,00 € zur Verfügung.
Die Organisationspauschale ist unabhängig vom tatsächlichen Aufwand des Auftragnehmers und unabhängig vom wirtschaftlichen Ergebnis der Veranstaltung geschuldet.
Weitere Kosten der Gemeinde für Leistungen des Auftragnehmers werden grundsätzlich nicht übernommen, soweit diese nicht ausdrücklich im Leistungsverzeichnis bzw. im Vertrag vorgesehen und von der Gemeinde freigegeben sind.
Der Auftragnehmer soll ein Finanzierungskonzept vorlegen, aus dem hervorgeht, wie die Veranstaltung wirtschaftlich umgesetzt werden kann.
Der Auftragnehmer unterstützt die Gemeinde bei der öffentlichkeitswirksamen Vermarktung des Dorffestes. Die Verwendung des Namens, des Logos und sonstiger geschützter Kennzeichen der Gemeinde bedarf der vorherigen Abstimmung.
Der Auftragnehmer bzw. die Bietergemeinschaft muss über nachweisbare Erfahrungen in der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen vergleichbarer Größenordnung verfügen.
Mit dem Angebot sind geeignete Referenzen über bereits durchgeführte Veranstaltungen vorzulegen.
Bei Bietergemeinschaften sind die jeweiligen Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der beteiligten Partner darzustellen.
Der Auftragnehmer arbeitet während der gesamten Vorbereitungsphase eng mit der Gemeinde zusammen. Wesentliche Entscheidungen, die den Charakter, das Erscheinungsbild oder die grundsätzliche Ausrichtung des Dorffestes betreffen, sind mit der Gemeinde und dem noch zu bestimmenden „Dorffestkomitee“ (Je ein Vertreter der Fraktionen aus dem Gemeinderat) abzustimmen.
Mit der Ausschreibung soll ein leistungsfähiger und wirtschaftlich arbeitender Auftragnehmer bzw. eine Bietergemeinschaft gefunden werden, der bzw. die das Dorffest der Gemeinde Neuried am 10. Juli 2027 (eventuell auch 9. -11.07.2026) eigenverantwortlich, professionell, wirtschaftlich und mit möglichst geringem finanziellen Risiko für die Gemeinde organisiert und durchführt. Besonderer Wert wird auf die Einbindung der örtlichen Vereine, die Beteiligung örtlicher Gewerbetreibender, ein attraktives Familien- und Kulturprogramm sowie einen ausgeprägten örtlichen und gemeinschaftlichen Charakter der Veranstaltung gelegt.
Die Gemeinde behält sich vor, die Ausschreibung aufzuheben, wenn kein wirtschaftlich geeignetes Angebot eingeht oder sich die Rahmenbedingungen für die Durchführung des Dorffestes wesentlich verändern.
Ein Anspruch auf Beauftragung besteht nicht.
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